Pernahkan Anda merasa diburu pekerjaan? Satu tugas belum selesai, ada lagi tugas baru dari atasan. Hal ini tentu membuat kita sulit mengerjakannya. Apalagi jika waktu yang diberikan untuk mengerjakan tugas-tugas itu tidak banyak. Kita pasti akan kebingungan karena dikejar-kejar oleh deadline. Hal terpenting yang dapat menyelesaikan masalah ini adalah pengaturan waktu yang tepat yang diiringi dengan kinerja yang efektif dan efisien. Berikut beberapa cara yang dapat Anda lakukan agar tidak terjebak oleh deadline.
Pahami Tugas yang akan Anda tangani.
Ketika memberikan sebuah tugas, klien/manajer Anda pasti menjelaskan terlebih dahulu segala hal mengenai tugas tersebut. Untuk menghemat waktu ketika pengerjaan, Anda harus menyerap informasi sebaik dan sebanyak mungkin. Bila perlu anda catat poin-poin penting mengenai tugas tersebut. Anda tidak perlu ragu untuk bertanya mengenai hal-hal yang kurang dimengerti dan ada baiknya juga Anda bertanya mengenai hal-hal yang mendetail seperti, “Apa yang Anda harapkan setelah proyek ini selesai?” atau sebagainya. Semakin banyak pertanyaan yang Anda ajukan, semakin besar kemungkinan Anda dan klien/manajer mampu menyamakan persepsi sehingga bentrokan yang mungkin terjadi mengenai proyek tersebut dapat dihindarkan.
Perencanaan Strategi
Pastikan Anda telah matang dengan tugas yang diberikan sehingga Anda tidak menghabiskan waktu untuk bertanya-tanya kembali. Setelah itu, sekarang saatnya Anda membagi pekerjaan tersebut menjadi beberapa bagian kecil yang dapat Anda kerjakan secara terpisah. Hal ini akan memudahkan Anda dalam penyelesaian tugas, karena sering kali bila tidak dibagi-bagi, sebuah tugas akan terlihat sangat banyak dan terlalu rumit untuk diselesaikan. Bila perlu buatlah daftar pembagian tugas tersebut sehingga Anda dapat memberi tanda check untuk setiap tugas yang telah diselesaikan.
Disiplin
Manajemen waktu dapat dikategorikan sebagai keterampilan berdisiplin. Bila Anda terbiasa untuk disiplin, tentu ini bukanlah masalah besar. Namun bila Anda adalah tipe pekerja yang terbiasa menunda waktu, tentu ini adalah masalah besar yang harus Anda ubah demi produktifitas kerja. Setelah menyusun proses kerja dengan segala pertimbangan waktu, kini Anda tinggal mengerjakannya dengan memegang teguh konsep disiplin. Disiplinlah dengan apa yang telah Anda tetapkan sama seperti Anda disiplin dengan waktu yang telah ditetapkan bersama perusahaan.
Tentukan Prioritas
Terkadang memang Anda akan menemukan situasi dimana ada beberapa tugas yang diberikan dalam waktu hampir bersamaan dan harus selesai dengan waktu yang hampir bersamaan pula. Prioritaskan dan fokuslah pada apa yang seharusnya Anda selesaikan terlebih dahulu. Anda tidak akan mendapatkan hasil yang maksimal bila konsentrasi Anda terpecah, so fokuslah pada hal yang sekiranya bisa mendatangkan pencapaian terbesar terlebih dahulu.
Hindari Menjadi Seorang ‘Perfeksionis’
Anda tidak perlu menyia-nyiakan waktu hanya karena terobsesi mengerjakan suatu hal sesempurna mungkin. Yang dibutuhkan dari proses kerja Anda bukanlah sebuah kesempurnaan namun pemaksimalan kinerja Anda. Anda dapat melakukan sesuatu yang lebih baik dan lebih banyak lagi ketimbang memikirkan suatu pekerjaan yang menurut Anda tidak sempurna-sempurna.
Beristirahatlah sejenak
Walaupun Anda merasa terus diburu oleh waktu dan pekerjaan, Anda tetap perlu beristirahat untuk menyegarkan pikiran. Anda tidak perlu memaksakan diri karena hal ini hanya akan mengakibatkan Anda kelelahan dan kinerja Anda justru akan merosot. Beristirahatlah sejenak dengan meminum kopi, teh atau memakan cemilan. Hal simpel ini sangat bermanfaat untuk me-refresh otak Anda. Namun perlu diingat untuk tetap menjaga waktu kerja Anda agar jangan terlalu banyak tersita untuk istirahat.
Hindari obrolan yang tak jelas
Berinteraksi dengan rekan kerja memang sangat penting. Namun Anda harus memprioritaskan pekerjaan Anda ketimbang hanya menggosip atau ngobrol yang tak ada juntrungannya. Selain hanya akan merusak dan membuang-buang waktu, hal ini dapat merusak konsentrasi, mengganggu pikiran, serta membuang moment yang Anda miliki. Anda tidak perlu menolak, tetapi Anda hanya perlu menunda dengan halus ajakan teman untuk menggosip. Katakan terus-terang bahwa Anda sedang menyelesaikan proyek penting, mungkin dilain kesempatan bisa berbincang – bincang dengan mereka.
Kini Anda dapat mulai menyusun rencana untuk mengatur pekerjaan yang menumpuk dan Ingatlah untuk selalu disiplin. Terlepas dari hal itu terkadang Anda membutuhkan konsep deadline untuk diri Anda sendiri, karena deadline dapat memotivasi kinerja Anda ketika menyelesaikan pekerjaan. Anda akan memiliki kinerja lebih, jika dituntut memenuhi deadline. Cobalah Anda membuat deadline untuk diri sendiri.
